WHISTLEBLOWING-RICHTLINIE
Einführung
Die Europäische Union hat mit der Richtlinie 2019/1937 die Rechtsvorschriften zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, erneuert, um einen Mindeststandard für den Schutz der Rechte von Whistleblowern in allen Mitgliedstaaten zu schaffen. Deutschland setzte die europäische Richtlinie mit dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) um, das am 02. Juli 2023 in Kraft getreten ist.
Mit der Verabschiedung dieser Richtlinie beabsichtigt das Unternehmen BEMM GmbH (im Folgenden das "Unternehmen"), die oben genannten gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten.
Ziel ist es, dem Whistleblower, d.h. der Person, die Verstöße meldet, klare operative Hinweise über Gegenstand, Inhalt, Empfänger und Übermittlungsmethoden von Meldungen zu geben. Diese Richtlinie enthält daher Informationen über die möglichen Meldekanäle, Verfahren und Voraussetzungen für die Abgabe interner und externer Meldungen.
Meldungen können von natürlichen Personen erfolgen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen (hinweisgebende Personen).
Dieses Verfahren, das in den oben genannten Rechtsvorschriften vorgesehen ist, richtet sich an die folgenden Personen:
- Mitarbeiter;
- Selbstständige;
- Freiberufler und Berater;
- Freiwillige;
- Auszubildende;
- Aktionäre;
- Personen, die mit der Verwaltung, Leitung, Kontrolle und Aufsicht betraut sind, sowie deren Vertreter (sogenannte Senior Figures);
- Kandidaten;
- Arbeitnehmer auf Probezeit;
- Ehemalige Mitarbeiter;
Darüber hinaus wird eine Meldung nicht nur von den oben genannten Personen, sondern auch von Vertretern, Lieferanten, Beratern, Mitarbeitern und anderen Dritten akzeptiert, um eine möglichst weite Verbreitung der Kultur und Ethik der Transparenz zu gewährleisten.
Der Schutz von hinweisgebenden Personen (Artikel 8 dieser Richtlinie) gilt auch, wenn es sich um Whistleblowing, eine Meldung an die Justiz- oder sonstige Behörden oder die öffentliche Bekanntgabe von Informationen in den folgenden Fällen handelt:
- wenn das oben beschriebene Rechtsverhältnis noch nicht begonnen hat, wenn die Informationen über Verstöße während des Auswahlverfahrens oder in anderen vorvertraglichen Phasen erworben wurden;
- während der Probezeit;
- nach Beendigung des Rechtsverhältnisses, wenn die Informationen über Verstöße im Rahmen dieses Rechtsverhältnisses erworben wurden.
Es können Informationen über Verstöße an unsere interne Meldestelle gemeldet werden. Informationen über Verstöße sind begründete Verdachtsmomente oder Wissen über tatsächliche oder mögliche Verstöße, innerhalb unseres Unternehmens oder bei einer anderen Stelle, mit der Sie aufgrund Ihrer beruflichen Tätigkeit im Kontakt stehen oder standen (z. B. Kunden und Lieferanten), die bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden, sowie über Versuche der Verschleierung solcher Verstöße. Erfasst werden Verstöße durch Handlungen und/oder Unterlassungen im Rahmen einer beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit, die rechtswidrig und/oder missbräuchlich sind und Vorschriften oder Rechtsgebiete betreffen, die in den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG fallen. Meldungen über rein privates Fehlverhalten, von dem der Hinweisgeber im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit erfährt, sind hingegen nicht geschützt. Der sachliche Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes ist in § 2 HinSchG geregelt. Er umfasst unter anderem die Meldung von Informationen zu den nachfolgenden Verstößen:
• Verstöße, die strafbewehrt sind,
• Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient,
• sonstige Rechtsverstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes oder der Länder sowie bestimmte unmittelbar geltende Rechtsakte der EU und der Europäischen Atomgemeinschaft, wie z. B. Verbraucherschutz sowie Datenschutz. und optional das entsprechend zur Branche passende Rechtsgebiet aus § 2 Abs. 1 Nr. 3 HinSchG einfügen, z. B. Lebensmittel- und Futtersicherheit (§ 2 Abs. 1 Nr. 3 k) HinSchG),
Diese Aufzählung ist nicht abschließend.
- Meldekanäle: intern, extern, Offenlegung
Neben der Meldung von Informationen über einen Verstoß an die interne Meldestelle können Sie diese auch an eine externe Meldestelle melden. Das Gesetz sieht in § 7 Abs. 1 S. 1 HinSchG an sich ein Wahlrecht vor. Nach § 7 Abs. 1 S. 2 HinSchG sollen hinweisgebende Personen allerdings in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten müssen, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen. Daher bitten wir Sie, sich mit verdächtigen Sachverhalten zuerst an unsere vertrauliche interne Meldestelle zu wenden.
Das Unternehmen hat eigene “interne Meldekanäle” eingerichtet, die die Vertraulichkeit der Identität der meldenden Person, der Beteiligten und der in jedem Fall in der Meldung erwähnten Person sowie des Inhalts der Meldung und der entsprechenden Dokumentation in Übereinstimmung mit dem HinSchG und nachfolgenden Änderungen, der DSGVO und den anderen geltenden Gesetzen zum Schutz personenbezogener Daten gewährleisten.
Ergänzend zur internen Meldung sieht das Gesetz die Möglichkeit einer Meldung über „externe Kanäle“ vor. Zu diesem Zweck errichtet der Bund beim Bundesamt für Justiz (BfJ) die externe Meldestelle des Bundes. Auf der Webseite des BfJ sind die Meldekanäle sowie weitere Informationen zur externen Meldestelle des BfJ veröffentlicht. Neben der externen Meldestelle des Bundes beim BfJ werden die bestehenden Meldesysteme bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) sowie beim Bundeskartellamt für ihren speziellen Aufgabenbereich weitergeführt. Lesen Sie bitte auch die Informationen auf den Webseiten dieser Meldestellen/Hinweisgeberstellen:
Informationen über Verfahren für Meldungen an Stellen der Europäischen Union (EU)
Neben Informationen über externe Meldeverfahren nach dem HinSchG können unter den nachfolgenden Links Informationen über Verfahren für Meldungen an Organe, Einrichtungen oder sonstigen Stellen der EU abgerufen werden. Darunter fallen externe Meldekanäle der Kommission, des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF), der Europäischen Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs (EMSA), der Europäischen Agentur für Flugsicherung (EASA), der europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA) und der Europäischen Arzneimittelagentur (EMA).
OLAF: https://anti-fraud.ec.europa.eu/index_de
EMSA: https://www.emsa.europa.eu/de
EASA: https://www.easa.europa.eu/en
ESMA: https://www.esma.europa.eu/
EMA: https://www.ema.europa.eu/en.
Die dortigen Meldeverfahren bleiben vom HinSchG unberührt, d. h. sie bestehen neben den internen und externen Meldeverfahren nach dem HinSchG unverändert fort.
Weitere Informationen zu externen Meldestellen und Verfahren der EU
Weitere Informationen über externe Meldeverfahren und einschlägige Meldeverfahren von Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Europäischen Union können Sie der Website des BfJ (https://www.bundesjustizamt.de) entnehmen.
Die hinweisgebende Person kann eine Meldung auch über eine externe Meldestelle einreichen, wenn
-
- Der Hinweisgeber eine Meldung über die interne Meldestelle gemacht hat, diese jedoch nicht weiterverfolgt wurde oder mit einer negativen Maßnahme endete;
- Der Hinweisgeber berechtigten Grund zu der Annahme hat, dass die interne Meldung nicht weiterverfolgt worden wäre oder dass sie ein hohes Risiko von Vergeltungsmaßnahmen mit sich bringen könnte;
- Der Hinweisgeber Grund zu der Annahme hat, dass der Verstoß eine unmittelbare oder eindeutige Gefahr für das öffentliche Interesse darstellt.
- Interne Meldekanäle
Whistleblowing-Meldungen können über das interne Meldesystem entweder in schriftlicher oder mündlicher Form wie folgt erfolgen:
- auf Antrag der meldenden Person durch ein persönliches Treffen mit dem Beauftragten für Nachhaltigkeitspolitik der IRSAP-Gruppe und/oder der Rechtsabteilung der Gruppe
- über die Plattform DigitalPA, die über den Zugangslink http://irsap.segnalazioni.net oder den Link www.irsap.com zugänglich ist
- per normaler Post, indem die Meldung in zwei verschlossene Umschläge gesteckt wird, wobei im ersten Umschlag die Identifikationsdaten der meldenden Peron und im zweiten Umschlag das Thema der Meldung angegeben werden; beide Umschläge müssen dann in einen dritten Umschlag gesteckt werden, der auf der Außenseite die Aufschrift "reserviert für den Beauftragten für Meldungen" trägt und an folgende Adresse der gerichtet ist IRSAP SPA, Via delle Industrie 211, 45031 Arquà Polesine (RO); C.A. Legal Office, oder C.A. ESG Office - Sustainability Policies.
Die Papiermeldungen werden von den zuständigen Personen in die IT-Plattform eingegeben, und die Originale werden in verschlossenen Schränken aufbewahrt, wobei die Identifikationsdaten des Meldenden von der Meldung getrennt aufbewahrt werden.
Anonyme Meldungen
Das Unternehmen behält sich das Recht vor, anonyme Meldungen im Hinblick auf die Einleitung eingehender Untersuchungen/Untersuchungen zur Feststellung des gemeldeten Sachverhalts nur dann zu berücksichtigen, wenn sie präzise, übereinstimmende und hinreichend begründete Informationen enthalten. Die Schutzmaßnahmen zum Schutz der meldenden Person gelten in jedem Fall nur dann, wenn die meldende Person in der Folge identifiziert wird und Repressalien gegen sie ergriffen werden.
Übermittlung von Meldungen
Whistleblowing-Meldungen sind zu richten an: den Beauftragten für die Nachhaltigkeitspolitik der IRSAP-Gruppe und/oder die Rechtsabteilung der Gruppe, je nach gewähltem Meldeweg.
Bei längerer Abwesenheit eines Empfängers/Verantwortlichen (Verantwortlichen) der Meldung der beiden oben genannten Personen sind die Meldungen an den anderen Verantwortlichen zu richten. Dies gilt auch, wenn die für die Meldung zuständige Person in einen Interessenkonflikt im Sinne von Punkt 7 dieser Politik gerät.
Wurde die Meldung irrtümlich an eine Person übermittelt/von einer Person entgegengenommen, die nicht für den Empfang der Meldung benannt wurde, und ist klar, dass es sich um eine Whistleblowing-Meldung handelt, so ist diese Person verpflichtet, der für die Meldungen zuständigen Person den Erhalt der Meldung unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb von 7 (sieben) Tagen nach Erhalt, zu bestätigen und gleichzeitig den Meldenden von der Übermittlung der Meldung an die für die Meldungen zuständigen Person in Kenntnis zu setzen, unbeschadet aller Vertraulichkeitsverpflichtungen, die in dieser Richtlinie auch für die für die Meldungen zuständigen Person vorgesehen sind (und seiner daraus folgenden Haftung im Falle eines Verstoßes dagegen).
- Inhalt und Einreichung der Meldungen
Eine hinweisgebende Meldung kann erfolgen, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:
- wenn Informationen, einschließlich begründeter Verdachtsmomente, über begangene oder wahrscheinliche Verstöße gegen nationale oder EU-Rechtsvorschriften, die das öffentliche Interesse oder die Integrität des Unternehmens beeinträchtigen, sowie über Verhaltensweisen zur Verschleierung solcher Verstöße vorliegen und
- derartige Informationen im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit erlangt werden oder ein Verdacht entstanden ist.
Es können keine Meldungen berücksichtigt werden, die ausschließlich folgende Inhalte haben:
- Einwände, Ansprüche oder Forderungen im Zusammenhang mit einem persönlichen Interesse der hinweisgebenden Person;
- individuelle Beschäftigungs- oder Kooperationsverhältnisse des Hinweisgebers mit dem Unternehmen oder mit hierarchisch übergeordneten Personen;
- Aspekte des Privatlebens der gemeldeten Person, die in keinem direkten oder indirekten Zusammenhang mit der geschäftlichen und/oder beruflichen Tätigkeit stehen.
Außerdem sind keine Meldung zulässig, die:
- fadenscheinig, diffamierend, verleumderisch oder ausschließlich darauf gerichtet, der gemeldeten Person zu schaden;
- Verstöße betreffen, von denen die hinweisgebende Person weiß, dass sie nicht begründet sind.
Inhalt der Meldung
Die Meldung muss enthalten:
1. die Identifikationsdaten der meldenden Person [außer bei Angaben zu anonymen Meldungen] sowie eine Adresse, an die spätere Aktualisierungen geschickt werden können;
2. die klare, vollständige und detaillierte Beschreibung des Sachverhalts, der Gegenstand der Meldung ist;
3. die zeitlichen und örtlichen Umstände, unter denen sich der gemeldete Sachverhalt ereignet hat, und damit eine Beschreibung des Sachverhalts, der Gegenstand der Meldung ist, unter Angabe der Einzelheiten der Indizien und, soweit vorhanden, auch der Art und Weise, wie der Sachverhalt, der Gegenstand der Meldung ist, zu Tage getreten ist;
4. die Angaben oder andere Elemente, die es ermöglichen, die Person(en) zu identifizieren, die für die gemeldeten Tatsachen verantwortlich gemacht werden;
5. die Angabe aller anderen Personen, die über die gemeldeten Tatsachen Meldungen können;
6. die Angabe von Dokumenten, die die Richtigkeit dieser Tatsachen bestätigen können;
7. alle sonstigen Informationen, die nützliche Rückschlüsse auf das Vorliegen der gemeldeten Tatsachen zulassen.
8. im Falle der Nutzung des analogen Kanals (siehe unten) die ausdrückliche Erklärung, dass er/sie den Schutz für Hinweisgeber in Anspruch nehmen möchte, z. B. durch Einfügung der Worte "für den Hinweisgeber reserviert".
Dieses Verfahren regelt den Prozess der Entgegennahme, Prüfung und Bearbeitung von Meldungen über rechtswidriges Verhalten, von dem die meldende Person im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Kenntnis erlangt hat.
Im Rahmen der Verwaltung des internen Meldekanals arbeiten die für die Meldung verantwortlichen Personen (im Folgenden auch als "Bearbeiter" oder "Empfänger" bezeichnet) wie folgt:
Eingang der Meldung
Der Empfänger stellt der meldenden Person innerhalb von sieben Tagen nach dem Empfangsdatum eine Empfangsbestätigung aus.
Anonyme Meldungen, die nicht über die oben genannte Plattform eingehen, werden erfasst, so weit wie möglich bearbeitet und dokumentiert.
Das Unternehmen wird Meldungen, die auf dem Postweg eingehen, mit geeigneten Mitteln, die die Vertraulichkeit gewährleisten, verwahren.
Mündliche Meldungen - in den in dieser Richtlinie angegebenen Formen - werden vorbehaltlich der Zustimmung der meldenden Person von den Empfängern der Meldung durch eine Aufzeichnung auf einem zur Speicherung und zum Abhören geeigneten Gerät oder durch eine ausführliche Abschrift des Gesprächs durch den zuständigen Mitarbeiter dokumentiert. Die meldende Person kann den Inhalt der Niederschrift durch ihre Unterschrift überprüfen, berichtigen und bestätigen.
Im Falle eines persönlichen Gesprächs mit der meldenden Person wird eine Aufzeichnung des Gesprächs angefertigt, oder, falls dies nicht geschieht oder die meldende Person der Aufzeichnung nicht zustimmt, wird ein Protokoll des Gesprächs angefertigt, das von der meldenden Person überprüft, berichtigt und bestätigt werden kann und das sowohl von der für die Meldung verantwortlichen Peron als auch von der meldenden Person unterzeichnet wird; letztere erhält eine Kopie.
Beziehungen zur meldenden Person und Ergänzungen zur Meldung
Der Empfänger bleibt mit der meldenden Person in Kontakt und kann bei Bedarf Ergänzungen anfordern.
Prüfung der Meldung
Der Empfänger geht den eingegangenen Meldungen nach und prüft, ob der Meldende legitimiert ist und ob die Meldung in den Anwendungsbereich der Vorschrift fällt; anschließend werden die zeitlichen und örtlichen Umstände des Ereignisses bewertet.
Nach dem Ergebnis der Voruntersuchung:
- Wenn die Voraussetzungen nicht erfüllt sind, wird die Meldung unter Angabe der Gründe archiviert;
- Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, werden Untersuchungen eingeleitet.
Untersuchung
Der Empfänger garantiert die ordnungsgemäße Durchführung der Untersuchung durch:
- die Einholung von Dokumenten und Informationen;
- die Einbeziehung externer Parteien (wenn die technische Unterstützung von Fachleuten erforderlich ist) oder anderer Unternehmensfunktionen, die zur Zusammenarbeit mit dem Verantwortlichen für die Meldungen verpflichtet sind;
- die Anhörung anderer interner/externer Beteiligter, sofern erforderlich.
Die Untersuchung wird nach den folgenden Grundsätzen durchgeführt:
- die erforderlichen Maßnahmen werden getroffen, um die Identifizierung des Meldenden und der beteiligten Personen zu verhindern;
- die Audits werden von Personen durchgeführt, die über die erforderliche Ausbildung verfügen, und die Aktivitäten werden korrekt verfolgt und archiviert;
- alle an der Bewertung beteiligten Personen wahren die Vertraulichkeit der erhaltenen Informationen, sofern nicht gesetzlich etwas anderes vorgesehen ist;
- Die Überprüfungen werden durchgeführt, indem sichergestellt wird, dass geeignete Maßnahmen für die Erhebung, Verwendung, Weitergabe und Speicherung personenbezogener Daten ergriffen werden, und indem sichergestellt wird, dass die Erfordernisse der Untersuchung gegen die Notwendigkeit des Schutzes der Privatsphäre abgewogen werden;
- geeignete Maßnahmen zur Bewältigung möglicher Interessenkonflikte werden getroffen, wenn die Meldung den Empfänger betrifft.
Rückmeldung an die hinweisgebende Person
Innerhalb von drei Monaten ab dem Datum der Empfangsbestätigung oder, falls keine Empfangsbestätigung vorliegt, innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der siebentägigen Frist ab Einreichung der Meldung, gibt der Empfänger eine Rückmeldung zu der Meldung, wobei er alternativ Folgendes mitteilt
- Archivierung unter Angabe der Gründe für die Entscheidung, oder
- die Begründetheit der Meldung zu prüfen und sie an die zuständigen internen Stellen zur Weiterverfolgung weiterzuleiten, oder
- die durchgeführte und noch durchzuführende Tätigkeit (bei Meldungen, die eine zeitaufwändigere Überprüfung erfordern) und die gegebenenfalls getroffenen Maßnahmen.
Befindet sich der für die Bearbeitung der Meldung zuständige Sachbearbeiter in einem Interessenkonflikt, z. B. als gemeldete Person oder als hinweisgebende Person, wird die Meldung von dem in Abschnitt 4 genannten Vertreter bearbeitet.
Hinweisgebende Personen dürfen keinerlei Repressalien ausgesetzt werden. Das Gesetz sieht vor, dass Whistleblower nicht sanktioniert, degradiert, entlassen, versetzt oder einer anderen organisatorischen Maßnahme unterworfen werden dürfen, die sich direkt oder indirekt negativ auf ihre Arbeitsbedingungen auswirkt oder sie diskriminiert oder Repressalien Ihnen gegenüber ergreift.
Die Maßnahmen zum Schutz von Hinweisgebern gelten auch für so genannte "Vermittler", Kollegen, Verwandte oder feste Verwandte des Hinweisgebers.
Die Motive einer Person für eine Meldung oder öffentliche Bekanntgabe sind für ihren Schutz unerheblich.
Im Rahmen eines Gerichts- oder Verwaltungsverfahrens oder auch eines außergerichtlichen Verfahrens, in dem es um die Feststellung eines verbotenen Verhaltens gegenüber Whistleblowern geht, wird vermutet, dass dieses Verhalten durch die Meldung, die öffentliche Bekanntgabe oder die Beschwerde bei den Justiz- oder Rechnungslegungsbehörden veranlasst wurde. Die Beweislast dafür, dass ein solches Verhalten gegenüber hinweisgebenden Personen durch Gründe motiviert ist, die nichts mit der Meldung, der öffentlichen Bekanntgabe oder der Beschwerde zu tun haben, liegt bei der Person, die das Verhalten begangen hat.
Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Die interne Meldestelle verarbeitet entsprechend der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1c) DSGVO, § 10 HinSchG personenbezogene Daten der hinweisgebenden Person sowie sonstiger, in der Meldung benannter Personen, soweit dies zur Durchführung des Meldeverfahrens sowie entsprechender Folgemaßnahmen erforderlich ist. Insbesondere werden die von Ihnen im Rahmen des Hinweisgebersystems angegebenen Informationen zum Zweck der Überprüfung, für interne Untersuchungen (einschließlich der Weitergabe an externe Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder andere berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berufsträger sowie an betroffene Konzerngesellschaften) und ggf. zur Weitergabe an staatliche Stellen verarbeitet.
Es wurde eine Cloudlösung eines Dienstleisters gewählt, mit welchem eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gem. Art 28 DSGVO geschlossen wurde und welcher dementsprechend auch Empfänger dieser Meldung ist. Die Meldungen werden entsprechend der gesetzlichen Vorgaben dokumentiert. Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.
Gemäß Art. 14 DSGVO haben Sie das Recht, wenn Ihre Daten ohne Ihre Kenntnis erhoben werden (etwa, weil Sie als beschuldigte Person im Verfahren zur Aufklärung des Hinweises involviert sind), über die Speicherung, die Art der Daten, den Zweck der Verarbeitung und die Identität des Verantwortlichen und gegebenenfalls der Hinweisgeberin oder des Hinweisgebers (sofern der Hinweis nicht anonym abgegeben wurde) informiert zu werden. Wenn allerdings das Risiko erheblich ist, dass eine solche Unterrichtung unsere Fähigkeit zur wirksamen Untersuchung des Vorwurfs oder zur Sammlung der erforderlichen Beweise gefährden würde, kann diese Information nach Art. 14 Abs. 5 S. 1 lit. b) DSGVO für die Zeitspanne aufgeschoben werden, innerhalb derer diese Gefahr besteht. Die Information muss nachgeholt werden, sobald der Grund für den Aufschub entfallen ist. Weitere Informationen entnehmen Sie unserer Datenschutzinformation unter www.irsap.com.
Vertraulichkeit
Mit Ihren personenbezogenen Daten und mit den personenbezogenen Daten der von der Meldung betroffenen Personen gehen wir vertraulich um. Personenbezogene Daten werden nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz verarbeitet. Zudem sind wir nach § 8 HinSchG verpflichtet, die Identität der hinweisgebenden Person sowie der von der Meldung betroffenen Personen weitgehend zu schützen. Das bedeutet, personenbezogene Daten werden nur den zuständigen Personen der internen Meldestelle bekannt und dürfen nur in gesetzlich bestimmten Ausnahmefällen (§ 9 HinSchG) offengelegt werden. Die Identität von Personen, die grob fahrlässig oder vorsätzlich falsche Informationen melden, wird nach Maßgabe des HinSchG nicht vor einer Weitergabe geschützt.
- Verantwortung der hinweisgebenden Person
Das Unternehmen garantiert dem hinweisgebenden Person das Recht, (innerhalb einer angemessenen Frist) über alle ihn betreffenden Meldungen informiert zu werden, und garantiert ihm das Recht auf Verteidigung, wenn Disziplinarmaßnahmen gegen ihn eingeleitet werden.
Dieses Verfahren berührt nicht die strafrechtliche und zivilrechtliche Haftung des Hinweisgebers im Falle einer verleumderischen oder diffamierenden Meldung gemäß dem Strafgesetzbuch und dem deutschen Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB).
Jede Form des Missbrauchs des Verfahrens zur Meldung von Missständen, wie z. B. Meldungen, die offensichtlich unbegründet sind und/oder mit dem alleinigen Ziel erfolgen, der gemeldeten Person oder anderen Personen zu schaden, sowie jeder andere Verdacht auf missbräuchliche Verwendung oder vorsätzliche Ausnutzung des Verfahrens selbst, zieht ebenfalls eine Haftung in Disziplinarverfahren und anderen zuständigen Gremien nach sich.
Nach dem HinSchG kann mit einer Geldbuße von bis zu 50.000 Euro kann bestraft werden, wer eine Meldung oder eine nachfolgende Mitteilung verhindert (oder zu verhindern versucht), wer eine verbotene Repressalie vornimmt (oder zu unternehmen versucht) oder wer vorsätzlich oder leichtfertig die Verschwiegenheitspflicht missachtet. § 40 Abs. 2 HinSchG.
Die Geldbuße bis zu 50.000 Euro gilt für Unternehmensverantwortliche. Für Unternehmen selbst (juristische Personen und Personengesellschaften) kann der Bußgeldrahmen unter bestimmten Umständen im Zusammenhang mit der Verhinderung einer Meldung oder bei einem Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht aufgrund der Verweisung auf § 30 Abs. 2 Satz 3 OwiG, § 40 Abs. 6 Satz 2 HinSchG auf bis zu 500.000 Euro erhöht werden.
Das HinSchG sieht auch Bußgelder für Falschmeldungen vor, die zwischen € 500,00 bis € 20.000,00 betragen.
Für hinweisgebende Personen besteht im Falle von vorsätzlichen Falschmeldungen zudem das Risiko einer Strafbarkeit nach dem Strafgesetzbuch.
Diese Richtlinie tritt am 20. Januar 2024 in Kraft. Mit ihrem Inkrafttreten gelten alle zuvor zu diesem Thema angenommenen Bestimmungen, unabhängig von ihrer Übermittlungsform, als aufgehoben, soweit sie unvereinbar oder widersprüchlich sind, da sie durch die vorliegende Politik ersetzt werden.
Das Unternehmen sorgt für die notwendige Öffentlichkeitsarbeit und händigt jedem Mitarbeiter ein Exemplar der Richtlinie aus.
Alle Mitarbeiter können begründete Ergänzungen zu dieser Richtlinie vorschlagen, wenn sie dies für erforderlich halten; die Vorschläge werden von der Geschäftsleitung des Unternehmens geprüft.
Diese Richtlinie unterliegt jedoch einer regelmäßigen Überprüfung.
BEMM GmbH
