Le segnalazioni possono essere effettuate dai seguenti soggetti:
- l’attività a tempo parziale, intermittente, a tempo determinato, di somministrazione, di apprendistato, di lavoro accessorio (il cui rapporto di lavoro è disciplinato dal D.lgs. n.81/2015);
- prestazioni occasionali (ai sensi dell’art. 54-bis del D.L. n. 50/2017, conv. dalla Legge n.96/2017);
- con contratto d’opera (art. 2222 C.c.);
- i collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore della Società;
- i liberi professionisti ed i consulenti che prestano la propria attività presso la Società;
- i volontari ed ai tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso la Società;
- l’azionista e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto presso la Società (ad esempio, componenti del Cda o Odv).
- quando il rapporto giuridico sopra descritto non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
- durante il periodo di prova;
- successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.
Possono essere effettuate le seguenti segnalazioni indicate nella seguente tabella:
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Introduzione L’Unione Europea, con la Direttiva 2019/1937, ha rinnovato la normativa riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione, al fine di creare uno standard minimo per la protezione dei diritti dei whistleblowers in tutti gli Stati Membri. L’Italia ha attuato la Direttiva Europea con il D.lgs. 10 marzo 2023 n. 24 (di seguito il “Decreto”). Con l’adozione della presente Policy, la società IRSAP SPA (di seguito, la “Società”) ha inteso conformarsi alle suddette prescrizioni normative, nonché agli indirizzi forniti al riguardo da ANAC. L’obiettivo perseguito è quello di fornire al whistleblower, ovvero a chi segnala le violazioni, chiare indicazioni operative in merito all’oggetto, ai contenuti, ai destinatari e alle modalità di trasmissione delle segnalazioni. Ai sensi dell’art. 5, co. 1, lett. e) del Decreto, la presente policy fornisce quindi informazioni sui canali, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne ed esterne. La presente policy è parte integrante e sostanziale del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs. 231/2001 della Società.
Le segnalazioni possono essere effettuate da persone fisiche che nello svolgimento della loro attività lavorativa hanno ottenuto informazioni sulle violazioni descritte al seguente punto 2. Questa procedura, prevista dal suddetto D. lgs. N.24/2023, è rivolta ai seguenti soggetti:
- con contratto d’opera (art. 2222 C.c.); - con rapporto di collaborazione (di cui all’art. 409 c.p.c.), come i rapporti di agenzia, di rappresentanza commerciale ed altri rapporti di collaborazione che si concretino in una prestazione di opera continuativa e coordinata, prevalentemente personale, anche se non a carattere subordinato; - con rapporto di collaborazione che si concreta in prestazioni di lavoro esclusivamente personali, continuative e le cui modalità di esecuzione sono organizzate dal committente;
La tutela delle persone segnalanti (art.6 della presente Policy) si applica anche qualora la segnalazione, la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o la divulgazione pubblica di informazioni avvenga nei seguenti casi:
Possono essere effettuate le seguenti segnalazioni indicate nella seguente tabella:
Più in dettaglio, le violazioni indicate nella tabella precedente possono riguardare: a) violazioni di disposizioni nazionali o europee che consistono in illeciti riguardanti i seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità del prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi; b) violazioni di disposizioni europee che consistono in: i) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione; ii) atti ed omissioni riguardanti il mercato interno; iii) atti e comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni degli atti dell’Unione nei settori sopra richiamate; c) condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/2001 o violazioni del modello di organizzazione, gestione e controllo ex d.lgs. 231/2001.
La Società ha istituito i propri canali di segnalazione interna che garantiscono la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione in conformità al D.lgs. 24/2023, al D.lgs. 196/2003 e ss.mm.ii., al GDPR e alle altre leggi vigenti in materia di protezione dei dati personali. Ricordiamo che si deve procedere innanzitutto alla segnalazione whistleblowing utilizzando i canali interni. La segnalazione può essere effettuata anche tramite il canale esterno, istituito e gestito da ANAC[1] o la divulgazione pubblica ferma restando la possibilità di effettuare denunce all’autorità giudiziaria. I segnalanti possono utilizzare il canale esterno (ANAC) quando:
I segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica quando:
La segnalazione whistleblowing può essere effettuata qualora ricorrano le seguenti condizioni:
e
Non potranno essere prese in considerazione segnalazioni inerenti esclusivamente:
Inoltre, non sono consentite segnalazioni:
Contenuti della segnalazione La segnalazione deve contenere: 1. i dati identificativi della persona segnalante [salvo le indicazioni relative alle segnalazioni anonime] nonché un recapito a cui comunicare i successivi aggiornamenti; 2. la descrizione chiara, completa e circostanziata dei fatti oggetto di segnalazione; 3. le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione e, quindi, una descrizione dei fatti oggetto della segnalazione specificando i dettagli relativi alle notizie circostanziali e ove presenti anche le modalità con cui si è venuto a conoscenza dei fatti oggetto della segnalazione; 4. le generalità o gli altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i ritenuto/i responsabile/i dei fatti segnalati; 5. l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione; 6. l’indicazione di eventuali documenti che possano confermare la fondatezza di tali fatti; 7. ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati. 8. nel caso di utilizzo del canale analogico (vd. infra), la dichiarazione espressa di voler beneficiare delle tutele in materia whistleblowing, ad es. inserendo la dicitura “riservata al gestore della segnalazione”.
Modalità di segnalazione Le segnalazioni whistleblowing possono essere effettuate sia in forma scritta che in forma orale con le seguenti modalità:
Le segnalazioni cartacee saranno inserite nella piattaforma informatica dai responsabili e gli origin.ali saranno conservati in armadi chiusi a chiave, separando i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Segnalazioni anonime La Società si riserva di prendere in considerazione le segnalazioni anonime, al fine di avviare approfondimenti/istruttorie per l’accertamento di quanto segnalato, solo ove presentino informazioni precise, concordanti e adeguatamente circostanziate. In ogni caso le misure di protezione a tutela del segnalante si applicano solo se la persona segnalante venga successivamente identificata e abbia subito ritorsioni. Trasmissione delle segnalazioni Le segnalazioni whistleblowing devono essere inviate a: l’incaricato del presidio delle politiche di Sostenibilità del Gruppo IRSAP e/o all’Ufficio Legale di Gruppo, conformemente al canale di segnalazione adottato. Nel caso di assenza prolungata di un ricevente/gestore (responsabile) della segnalazione dei due su indicati, le segnalazioni dovranno venir indirizzate all’altro responsabile. Lo stesso anche nelle ipotesi in cui il responsabile della segnalazione versi in stato di conflitto d’interessi ai sensi del successivo punto 6 della presente policy. Nel caso in cui la segnalazione sia stata erroneamente trasmessa/ricevuta a/da persona non incaricata a riceverla, e sia evidente che si tratti di segnalazione whistleblowing, sarà obbligo di questa di dare pronta evidenza del suo ricevimento al gestore della segnalazione, in ogni caso entro 7 (sette) giorni da tale ricevimento, dando contestuale notizia di tale trasmissione al segnalante, fermo restando tutti gli obblighi di riservatezza previsti dalla presente policy anche in capo al medesimo (e conseguente sua responsabilità nel caso di violazione della stessa).
Con la presente procedura è regolato il processo di ricezione, analisi e trattamento di segnalazioni di condotte illecite di cui il soggetto segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo. Nell’ambito della gestione del canale di segnalazione interna, i responsabili della segnalazione (di seguito anche il “gestori” o “riceventi”) opera nei modi di seguito indicati: Ricezione della segnalazione Il ricevente rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione. Le segnalazioni anonime non ricevute attraverso la piattaforma sopra indicata vengono registrate, per quanto possibile vengono gestite e ne viene conservata la documentazione. La Società procederà all’archiviazione delle segnalazioni giunte per posta ordinaria attraverso idonei strumenti che consentano di garantire la riservatezza. La segnalazione effettuata oralmente - nelle forme indicate nella presente Policy - previo consenso della persona segnalante, è documentata a cura dei gestori della segnalazione mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante resoconto dettagliato della conversazione a cura del personale addetto. La persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il contenuto della trascrizione mediante la propria sottoscrizione. Nel caso di incontro diretto con il segnalante, si procederà alla registrazione dello stesso, oppure, se così non avvenisse o il segnalante non desse il consenso alla registrazione, si redigerà dell’incontro apposito verbale, che il segnalante può verificare, rettificare e confermare,che sarà sottoscritto sia dal gestore che dal segnalante e di cui verrà a quest’ultimo fornita copia. Rapporti con il segnalante e integrazioni della segnalazione Il ricevente mantiene le interlocuzioni con il segnalante e può richiedere, se necessario, integrazioni. Esame della segnalazione Il ricevente dà seguito alle segnalazioni ricevute, valutando la sussistenza della legittimazione del segnalante e che la segnalazione rientri nell’ambito di applicazione della norma; segue la valutazione delle circostanze di tempo e luogo in cui si è verificato il fatto. All’esito della verifica preliminare:
Istruttoria Il ricevente garantisce il corretto svolgimento dell’istruttoria attraverso:
L’istruttoria viene svolta in conformità dei seguenti principi:
Riscontro al segnalante Entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione, il ricevente fornisce riscontro in merito alla segnalazione, comunicando alternativamente:
Rapporti con l’OdV Il gestore della segnalazione garantisce la costante interlocuzione con l’Organismo di Vigilanza della Società (“OdV”) con riferimento ad ogni segnalazione pervenuta ai canali preposti, per il tramite di flussi informativi via email da inoltrarsi all’indirizzo xxxx, per come in appresso specificato: • dopo la ricezione della segnalazione e prima dell’inizio della fase istruttoria, mediante l’inoltro di reportistica in forma anonimizzata, contenente una sintesi della segnalazione ed eventuale documentazione a supporto; • all’esito degli approfondimenti svolti con riferimento alle segnalazioni rilevanti per l’OdV, mediante condivisione dei risultati dell’istruttoria prima della chiusura definitiva della stessa, allo scopo di raccogliere le eventuali ulteriori esigenze di approfondimento che dovranno pervenire alla sua attenzione da parte dell’OdV; • a chiusura delle attività di investigazione, condividendo con l’OdV tutte le misure adottate all’esito della chiusura dell’istruttoria.
Con esclusivo riferimento alle segnalazioni rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/2001, l’OdV svolge le seguenti attività: • entro 7 (sette) giorni dalla ricezione delle informazioni in forma anonima trasmette al gestore della segnalazione un parere in ordine alla astratta rilevanza della segnalazione ai fini del Decreto 231/2001, indicando, ove ritenuto opportuno, le proprie raccomandazioni/suggerimenti ai fini delle successive attività di investigazione; • esamina i risultati dell’istruttoria trasmessi dal gestore della segnalazione, formulando, in tempi ragionevoli, eventuali ulteriori suggerimenti/raccomandazioni di approfondimento; • ove opportuno, suggerisce le azioni di miglioramento/correttive da intraprendere ai fini del miglioramento dei controlli/presidi previsti nei processi aziendali a correttivo di eventuali gap e, comunque, in ottica di costante miglioramento del Modello 231; • monitora la chiusura delle attività di investigazione, attraverso l’informativa trasmessa dal gestore della segnalazione in merito alle misure adottate all’esito della chiusura dell’istruttoria.
Qualora il gestore delle segnalazioni versi in conflitto di interessi, in quanto ad esempio soggetto segnalato o segnalante, la segnalazione verrà gestita dal sostituto indicato al precedente punto 4.
I segnalanti non possono subire alcuna forma di ritorsione. La legge prevede infatti che coloro che facciano la segnalazione non possano venir sanzionati, demansionati, licenziati, trasferiti o sottoposti ad altra misura organizzativa che finisca con l’avere, direttamente o indirettamente, effetti negativi sulle condizioni di lavoro, ovvero effetti di discriminazione o ritorsione nei loro confronti. Le misure di protezione dei segnalanti si applicano anche ai cosiddetti “facilitatori”, colleghi, parenti o affetti stabili di chi ha segnalato. I motivi che inducono la persona a segnalare o denunciare o divulgare pubblicamente sono irrilevanti ai fini della sua protezione. Nell’ambito di procedimenti giudiziari o amministrativi, od anche di procedimenti stragiudiziali aventi ad oggetto l’accertamento di comportamenti vietati nei confronti dei segnalanti, si presume che tali comportamenti siano stati posti in essere a causa della segnalazione, della divulgazione pubblica o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile. L’onere di provare che tali condotte verso i segnalanti siano motivate da ragioni estranee alla segnalazione, alla divulgazione pubblica o alla denuncia resta in capo a colui che le ha poste in essere. Peraltro, le presunte misure discriminatorie o ritorsive subite devono essere comunicate ad ANAC, alla quale è affidato il compito di accertare se la misura ritorsiva sia conseguente alla segnalazione di illeciti ed applicare, in assenza di prova da parte della Società che la misura presa sia estranea alla segnalazione, una sanzione amministrativa pecuniaria. Trattamento dei dati personali. Riservatezza Ogni trattamento dei dati personali verrà effettuato a norma del Regolamento (UE) 2016/679, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196 e degli artt.13 e 14 del Decreto; inoltre, l'inosservanza degli obblighi di riservatezza può comportare responsabilità disciplinari, salve le eventuali ulteriori responsabilità previste dalla legge. L’informativa relativa al trattamento dei dati personali a seguito della segnalazione whistleblowing è disponibile sul sito www.irsap.com. Le segnalazioni interne e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza e di protezione dei dati personali.
La Società garantisce al segnalato il diritto di essere informato (entro un ragionevole arco di tempo) in merito alle eventuali segnalazioni che lo coinvolgono, garantendo il diritto alla difesa lì dove si avviassero nei suoi confronti provvedimenti disciplinari. La presente procedura lascia inoltre impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del Codice penale e dell’art. 2043 del Codice civile. Sono, altresì, fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della procedura di segnalazione whistleblowing, quali le segnalazioni manifestamente infondate e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il segnalato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione della procedura stessa. Il Sistema Disciplinare adottato da IRSAP S.p.A. ai sensi dell’art. 6, comma 2, lettera e) del D.lgs. 231/2001 prevede sanzioni disciplinari nei confronti dei soggetti che: - si rendano responsabili di qualsivoglia atto di ritorsione o discriminatorio o di ostacolo (anche solo nella forma tentata), diretto o indiretto, nei confronti del segnalante o dei soggetti protetti, per motivi collegati, direttamente o indirettamente alla segnalazione; - violino gli obblighi di riservatezza previsti nel D.lgs. 24/2023 per come richiamati nella presente Procedura; - si rivelino responsabili delle violazioni oggetto di segnalazione, all’esito delle indagini svolte; - abbiano effettuato una segnalazione infondata con dolo o colpa grave. I provvedimenti disciplinari saranno proporzionati all’entità e gravità dei comportamenti illeciti accertati, nei limiti del quadro normativo in vigore.
La presente policy entrerà in vigore il 22 dicembre 2023. Con la sua entrata in vigore tutte le disposizioni in precedenza adottate in materia, in qualsiasi forma comunicate, devono intendersi abrogate, qualora incompatibili o difformi, poiché sostituite dalle presenti. La Società provvederà alla necessaria pubblicità ed a consegnare copia della policy a ciascun dipendente. Tutti i dipendenti possono proporre, quando ritenuto necessario, integrazioni motivate alla presente policy; le proposte verranno esaminate dalla Direzione Generale della Società. La presente policy resta comunque soggetta periodicamente a revisione.
IRSAP SPA
[1] https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing |
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Più in dettaglio, le violazioni indicate nella tabella precedente possono riguardare:
a) violazioni di disposizioni nazionali o europee che consistono in illeciti riguardanti i seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità del prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
b) violazioni di disposizioni europee che consistono in: i) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione; ii) atti ed omissioni riguardanti il mercato interno; iii) atti e comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni degli atti dell’Unione nei settori sopra richiamate;
c) condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/2001 o violazioni del modello di organizzazione, gestione e controllo ex d.lgs. 231/2001.
La Società ha istituito i propri canali di segnalazione interna che garantiscono la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione in conformità al D.lgs. 24/2023, al D.lgs. 196/2003 e ss.mm.ii., al GDPR e alle altre leggi vigenti in materia di protezione dei dati personali.
Ricordiamo che si deve procedere innanzitutto alla segnalazione whistleblowing utilizzando i canali interni.
La segnalazione può essere effettuata anche tramite il canale esterno, istituito e gestito da ANAC[1] o la divulgazione pubblica ferma restando la possibilità di effettuare denunce all’autorità giudiziaria.
I segnalanti possono utilizzare il canale esterno (ANAC) quando:
- non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
- la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
- la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
- la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
I segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica quando:
- la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
- la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
- la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.
La segnalazione whistleblowing può essere effettuata qualora ricorrano le seguenti condizioni:
- quando si hanno informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potranno essere commesse di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società, nonché riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni
e
- tali informazioni siano apprese, o i sospetti siano sorti, nell’ambito del contesto lavorativo.
Non potranno essere prese in considerazione segnalazioni inerenti esclusivamente:
- a contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante;
- ai rapporti individuali di lavoro o collaborazione del segnalante con la Società, ovvero con figure gerarchicamente sovraordinate;
- ad aspetti della vita privata del soggetto segnalato, senza alcun collegamento diretto o indiretto con l’attività aziendale e/o professionale.
Inoltre, non sono consentite segnalazioni:
- pretestuose, diffamatorie, calunniose o volte esclusivamente a danneggiare il segnalato;
- relative a violazioni che il segnalante sa non essere fondate.
Contenuti della segnalazione
La segnalazione deve contenere:
1. i dati identificativi della persona segnalante [salvo le indicazioni relative alle segnalazioni anonime] nonché un recapito a cui comunicare i successivi aggiornamenti;
2. la descrizione chiara, completa e circostanziata dei fatti oggetto di segnalazione;
3. le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione e, quindi, una descrizione dei fatti oggetto della segnalazione specificando i dettagli relativi alle notizie circostanziali e ove presenti anche le modalità con cui si è venuto a conoscenza dei fatti oggetto della segnalazione;
4. le generalità o gli altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i ritenuto/i responsabile/i dei fatti segnalati;
5. l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
6. l’indicazione di eventuali documenti che possano confermare la fondatezza di tali fatti;
7. ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.
8. nel caso di utilizzo del canale analogico (vd. infra), la dichiarazione espressa di voler beneficiare delle tutele in materia whistleblowing, ad es. inserendo la dicitura “riservata al gestore della segnalazione”.
Modalità di segnalazione
Le segnalazioni whistleblowing possono essere effettuate sia in forma scritta che in forma orale con le seguenti modalità:
- chiamando il seguente numero: 0425 466608 a cui risponde l’Ufficio Legale del Gruppo IRSAP
- su richiesta del segnalante tramite un incontro diretto con l’incaricato del presidio delle politiche di Sostenibilità del Gruppo IRSAP e/o l’Ufficio Legale di Gruppo
- attraverso la piattaforma DigitalPA raggiungibile tramite il link di accesso http://irsap.segnalazioni.net o il collegamento presente sul sito www.irsap.com
- attraverso la posta ordinaria inserendo la segnalazione in due buste chiuse, includendo, nella prima, i dati identificativi del segnalante; nella seconda, l’oggetto della segnalazione; entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta riportando, all’esterno, la dicitura “riservata al gestore della segnalazione” e indirizzandola a: IRSAP SPA, Via delle Industrie 211, 45031 Arquà Polesine (RO); C.A. Ufficio Legale, oppure C.A. Ufficio ESG - politiche di Sostenibilità.
Le segnalazioni cartacee saranno inserite nella piattaforma informatica dai responsabili e gli origin.ali saranno conservati in armadi chiusi a chiave, separando i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione.
Segnalazioni anonime
La Società si riserva di prendere in considerazione le segnalazioni anonime, al fine di avviare approfondimenti/istruttorie per l’accertamento di quanto segnalato, solo ove presentino informazioni precise, concordanti e adeguatamente circostanziate. In ogni caso le misure di protezione a tutela del segnalante si applicano solo se la persona segnalante venga successivamente identificata e abbia subito ritorsioni.
Trasmissione delle segnalazioni
Le segnalazioni whistleblowing devono essere inviate a: l’incaricato del presidio delle politiche di Sostenibilità del Gruppo IRSAP e/o all’Ufficio Legale di Gruppo, conformemente al canale di segnalazione adottato.
Nel caso di assenza prolungata di un ricevente/gestore (responsabile) della segnalazione dei due su indicati, le segnalazioni dovranno venir indirizzate all’altro responsabile. Lo stesso anche nelle ipotesi in cui il responsabile della segnalazione versi in stato di conflitto d’interessi ai sensi del successivo punto 6 della presente policy.
Nel caso in cui la segnalazione sia stata erroneamente trasmessa/ricevuta a/da persona non incaricata a riceverla, e sia evidente che si tratti di segnalazione whistleblowing, sarà obbligo di questa di dare pronta evidenza del suo ricevimento al gestore della segnalazione, in ogni caso entro 7 (sette) giorni da tale ricevimento, dando contestuale notizia di tale trasmissione al segnalante, fermo restando tutti gli obblighi di riservatezza previsti dalla presente policy anche in capo al medesimo (e conseguente sua responsabilità nel caso di violazione della stessa).
Rapporti con il segnalante e integrazioni della segnalazione
All’esito della verifica preliminare:
- se non sussistono i presupposti si procede all’archiviazione della segnalazione, con motivazione delle ragioni;
- se sussistono i presupposti viene avviata l’istruttoria.
Il ricevente garantisce il corretto svolgimento dell’istruttoria attraverso:
- la raccolta di documenti e di informazioni;
- il coinvolgimento di soggetti esterni (nel caso in cui sia necessario avvalersi dell’assistenza tecnica di professionisti terzi) o di altre funzioni aziendali, che hanno l’obbligo di collaborare con il gestore della segnalazione;
- l’audizione di eventuali altri soggetti interni/esterni, ove necessario.
L’istruttoria viene svolta in conformità dei seguenti principi:
- vengono adottate le necessarie misure per impedire l’identificazione del segnalante e delle persone coinvolte;
- le verifiche vengono condotte da persone dotate della necessaria preparazione e le attività vengono tracciate e archiviate correttamente;
- tutti i soggetti coinvolti nella valutazione mantengono la riservatezza delle informazioni ricevute, salvo diversa previsione di legge;
- le verifiche si svolgono garantendo l’adozione di misure opportune per la raccolta, l’utilizzo, la divulgazione e la conservazione di informazioni personali e assicurando che le esigenze dell’indagine siano bilanciate con quella della tutela della privacy;
- vengono garantite le opportune misure per gestire eventuali conflitti di interessi qualora la segnalazione riguardasse il ricevente.
- l’archiviazione, fornendo le ragioni della decisione, oppure
- la fondatezza della segnalazione e l’invio ai competenti organi interni competenti per i relativi seguiti, oppure
- l’attività svolta e ancora da svolgere (nel caso di segnalazioni che comportino, ai fini delle verifiche, un’attività di accertamento di maggior tempo) e le eventuali misure adottate.
Qualora il gestore delle segnalazioni versi in conflitto di interessi, in quanto ad esempio soggetto segnalato o segnalante, la segnalazione verrà gestita dal sostituto indicato al precedente punto 4.
I segnalanti non possono subire alcuna forma di ritorsione. La legge prevede infatti che coloro che facciano la segnalazione non possano venir sanzionati, demansionati, licenziati, trasferiti o sottoposti ad altra misura organizzativa che finisca con l’avere, direttamente o indirettamente, effetti negativi sulle condizioni di lavoro, ovvero effetti di discriminazione o ritorsione nei loro confronti.
Le misure di protezione dei segnalanti si applicano anche ai cosiddetti “facilitatori”, colleghi, parenti o affetti stabili di chi ha segnalato.
I motivi che inducono la persona a segnalare o denunciare o divulgare pubblicamente sono irrilevanti ai fini della sua protezione.
Nell’ambito di procedimenti giudiziari o amministrativi, od anche di procedimenti stragiudiziali aventi ad oggetto l’accertamento di comportamenti vietati nei confronti dei segnalanti, si presume che tali comportamenti siano stati posti in essere a causa della segnalazione, della divulgazione pubblica o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile. L’onere di provare che tali condotte verso i segnalanti siano motivate da ragioni estranee alla segnalazione, alla divulgazione pubblica o alla denuncia resta in capo a colui che le ha poste in essere.
Peraltro, le presunte misure discriminatorie o ritorsive subite devono essere comunicate ad ANAC, alla quale è affidato il compito di accertare se la misura ritorsiva sia conseguente alla segnalazione di illeciti ed applicare, in assenza di prova da parte della Società che la misura presa sia estranea alla segnalazione, una sanzione amministrativa pecuniaria.
Trattamento dei dati personali. Riservatezza
Ogni trattamento dei dati personali verrà effettuato a norma del Regolamento (UE) 2016/679, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196 e degli artt.13 e 14 del Decreto; inoltre, l'inosservanza degli obblighi di riservatezza può comportare responsabilità disciplinari, salve le eventuali ulteriori responsabilità previste dalla legge.
L’informativa relativa al trattamento dei dati personali a seguito della segnalazione whistleblowing è disponibile sul sito www.irsap.com.
Le segnalazioni interne e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza e di protezione dei dati personali.
- Responsabilità del segnalante
La Società garantisce al segnalato il diritto di essere informato (entro un ragionevole arco di tempo) in merito alle eventuali segnalazioni che lo coinvolgono, garantendo il diritto alla difesa lì dove si avviassero nei suoi confronti provvedimenti disciplinari.
La presente procedura lascia inoltre impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del Codice penale e dell’art. 2043 del Codice civile.
Sono, altresì, fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della procedura di segnalazione whistleblowing, quali le segnalazioni manifestamente infondate e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il segnalato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione della procedura stessa.
Il Sistema Disciplinare adottato da IRSAP S.p.A. ai sensi dell’art. 6, comma 2, lettera e) del D.lgs. 231/2001 prevede sanzioni disciplinari nei confronti dei soggetti che:
- si rendano responsabili di qualsivoglia atto di ritorsione o discriminatorio o di ostacolo (anche solo nella forma tentata), diretto o indiretto, nei confronti del segnalante o dei soggetti protetti, per motivi collegati, direttamente o indirettamente alla segnalazione;
- violino gli obblighi di riservatezza previsti nel D.lgs. 24/2023 per come richiamati nella presente Procedura;
- si rivelino responsabili delle violazioni oggetto di segnalazione, all’esito delle indagini svolte;
- abbiano effettuato una segnalazione infondata con dolo o colpa grave.
I provvedimenti disciplinari saranno proporzionati all’entità e gravità dei comportamenti illeciti accertati, nei limiti del quadro normativo in vigore.
La presente policy entrerà in vigore il 22 dicembre 2023. Con la sua entrata in vigore tutte le disposizioni in precedenza adottate in materia, in qualsiasi forma comunicate, devono intendersi abrogate, qualora incompatibili o difformi, poiché sostituite dalle presenti.
La Società provvederà alla necessaria pubblicità ed a consegnare copia della policy a ciascun dipendente.
Tutti i dipendenti possono proporre, quando ritenuto necessario, integrazioni motivate alla presente policy; le proposte verranno esaminate dalla Direzione Generale della Società.
La presente policy resta comunque soggetta periodicamente a revisione.
